Manajemen Perubahan dan Implementasi TI
Implementasi teknologi informasi (TI) adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau organisasi. Dengan begitu, kita tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Hal ini harus dipikirkan dan dicarikan solusinya secara komprehensif demi kesuksesan implementasi TI tersebut. Hanya saja, pengalaman menunjukkan bahwa seringkali suatu proyek implementasi TI menganggap manajemen perubahan sebagai persoalan sekunder, sehingga tidak dipikirkan dengan baik. Seringkali perhatian yang sangat serius diberikan hanya pada aspek teknis TI. Hal inilah yang berpotensi menggagalkan proyek implementasinya di berbagai perusahaan atau organisasi.
Berbagai literatur menunjukkan setidaknya ada tiga jenis kesalahan (error) yang berkaitan dengan TI ini. Pertama, kesalahan teknis (technical error) yang berkaitan dengan kualitas teknis yang rendah. Kedua, kesalahan fungsional (functionality error) yang berkaitan dengan ketidaksesuaian antara fungsi teknologi dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Ketiga, kesalahan manusia (human error) yang secara garis besar berkaitan dengan kemampuan (skill) dan kemauan (motivation) karyawan untuk menggunakan teknologi tersebut.
Ketiga jenis kesalahan ini sudah harus dipikirkan sejak awal proyek implementasi tersebut dimulai. Tulisan ini akan memberikan perhatian khusus pada kesalahan ketiga, yaitu human error, yang terkait dengan kemampuan melakukan manajemen perubahan sejalan dengan implementasi TI dalam perusahaan.
Galbraith, Downey, dan Kates dalam buku mereka yang berjudul “Designing Dynamics Organization” pada tahun 2002 mengungkapkan suatu model yang menggambarkan empat fase dalam desain organisasi. Inti dari model tersebut adalah, desain organisasi diturunkan dari strategi perusahaan atau organisasi. Jika terjadi suatu perubahan pada desain organisasi, maka itu sebagai akibat dari perubahan strategi.
Jika ditelusuri lebih lanjut, perubahan strategi adalah akibat dari perubahan lingkungan bisnis, baik eksternal maupun internal perusahaan atau organisasi. Lebih lanjut, diungkapkan bahwa terdapat empat komponen penting dalam desain organisasi, yaitu (1) struktur organisasi, (2) proses dan kemampuan, (3) sistem remunerasi, serta (4) manusia di organisasi itu sendiri. Di manakah letaknya TI? Ternyata mereka menempatkannya sebagai bagian dari proses dan kemampuan.
Jika bersandar pada model Galbraith, Downey, dan Kates, maka kita dapat menyimpulkan bahwa implementasi TI di suatu perusahaan atau organisasi tidaklah sesuatu yang berdiri sendiri.
Setidaknya ada beberapa hal yang dapat kita simpulkan. Yakni, (1) Implementasi TI haruslah mengacu dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan atau organiasi. (2) Implementasi TI sebagai bagian dari proses dan kapabilitas, harus memperhatikan proses dan kapabilitas itu sendiri, serta tiga komponen lainnya, yaitu struktur organisasi, sistem remunerasi, serta manusia di perusahaan atau organisasi. (3) Implementasi TI harus didahului oleh suatu rencana tindakan yang rinci, termasuk semua aspek yang berkaitan di luar TI itu sendiri. (4) Implementasi TI di suatu perusahaan atau organisasi berarti mengubah sesuatu di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dengan Begitu, implementasi TI adalah suatu perubahan di dalam perusahaan atau organisasi, sehingga kita harus melihat model-model yang berlaku dalam manajemen perubahan.
Menurut hemat penulis, model manajemen perubahan yang sangat baik diartikulasikan oleh John P. Kotter dengan delapan langkah manajemen perubahan seperti yang diungkapkan dalam bukunya yang berjudul “Leading Change” pada tahun 1996, serta Dean Anderson dan Linda Ackerman Anderson dengan sembilan langkah perubahan yang jika dirincikan menjadi 21 langkah perubahan, seperti yang mereka ungkapkan dalam buku berjudul “The Change Leader’s Roadmap” pada tahun 2001.
Kotter mengungkapkan delapan langkah perubahan, yaitu (1) membangun situasi perlunya perubahan, (2) membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan, (3) membangun visi dan strategi untuk perubahan, (4) mengomunikasikan visi perubahan ke semua pihak di dalam perusahaan atau organisasi, (5) melakukan perubahan melalui pemberdayaan, (6) menciptakan kemenangan atau hasil baik jangka pendek, (7) melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang diperlukan, dan (8) menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam budaya kerja.
Lebih lanjut, Kotter mengungkapkan setidaknya ada tiga kemampuan yang dibutuhkan pemimpin perubahan, yaitu (1) kemampuan mendiagnosa kemungkinan-kemungkinan penolakan perubahan, (2) kemampuan menangani semua bentuk penolakan yang ada, serta (3) kemampuan memilih strategi untuk melakukan perubahan.
Sedang Anderson dan Anderson mengungkapkan langkah-langkah yang jauh lebih rinci, walaupun pada prinsipnya sama dengan Kotter. Anderson dan Anderson mengungkapkan sembilan langkah perubahan, yaitu (1) melakukan persiapan untuk melakukan perubahan, (2) membangun visi, menciptakan komitmen di seluruh kalangan di dalam organisasi, serta membangun kapasitas untuk perubahan, (3) mempelajari situasi saat ini dengan rinci, (4) memformulasikan kondisi apa yang diinginkan oleh perubahan, (5) menganalisis dampak dari perubahan ini nantinya, (6) merencanakan dan mengorganisasikan perubahan, (7) melakukan perubahan, (8) menunjukkan dan merayakan kemenangan sebagai hasil perubahan, serta (9) mempelajari apa-apa yang penting selama perubahan berlangsung.
Menurut hemat penulis, pada prinsipnya model perubahan John P. Kotter tidak berbeda jauh dengan model Dean Anderson dan Linda Ackerman Anderson. Perbedaan mendasar hanya terletak pada urutan langkah perubahan, sedang komponen-komponennya relatif hampir sama.
Jika kita sepakat bahwa implementasi TI dalam perusahaan atau organisasi merupakan suatu bentuk perubahan, dan tunduk pada hukum-hukum manajemen perubahan, maka hal akan berimplikasi pada kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek TI. Manajer proyek TI juga harus membekali dirinya dengan kemampuan manajemen perubahan yang meliputi berbagai keahlian berikut:
* Kemampuan membangun koalisi dengan berbagai pihak atau unit kerja lainnya di dalam perusahaan. Jika tidak dilakukan, maka proyek TI yang dicanangkan akan mendapatkan dukungan yang kecil, atau bahkan tidak sama sekali, dan tentu saja ini menggiring proyek tersebut ke arah kegagalan. Koalisi diperlukan karena seperti konsep Galbraith, Downey, dan Kates, implementasi TI bukanlah sesuatu yang berdiri sendiri. Ini terkait dengan berbagai aspek lainnya di dalam perusahaan atau organisasi, sehingga seorang manajer proyek TI harus mendapatkan dukungan dari manajer lain, seperti manajer sumber daya manusia, manajer unit fungsional, dan tentunya manajemen puncak.
* Kemampuan mengomunikasi visi dengan baik. Mengapa kita perlu teknologi yang baru? Apa salahnya teknologi yang ada saat ini? Apa dampaknya terhadap bisnis? Keunggulan kompetitif apa yang dijanjikan teknologi baru tersebut? Bayangkan jika semua pertanyaan ini tidak terjawab, maka bisa dipastikan manajemen puncak perusahaan dan para manajer unit kerja lainnya akan menolak gagasan implementasi teknologi baru, apalagi memberi dukungan.
* Kemampuan memanajemeni tim lintas fungsional dengan baik. Jika selama ini seorang manajer proyek TI dianggap hanya cukup memiliki kemampuan memanajemeni tim yang terdiri dari para pekerja TI, maka sesungguhnya hal itu keliru. Proyek TI melibatkan berbagai pihak di dalam perusahaan, sehingga anggota timnya juga terdiri dari berbagai pihak dari unit-unit di dalam perusahaan atau organisasi. Karakteristik anggota tim ini tentu saja beragam, dan di sinilah manajer proyek TI dituntut keahliannya dalam mamanajemeni tim.•
